一、合同檔案的收集

合同檔案收集難是一個普遍現(xiàn)象合同裝訂方式。這與合同的形成方式與一般公文有所區(qū)別有關(guān)。從辦理程序看,在一個法人單位,不同性質(zhì)和類別的合同往往由不同職能部門擬定和承辦,甚至每份合同從起草、審核、審批簽署直至履行完畢都要經(jīng)歷諸多流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié);從合同成立看,合同送交所有責(zé)任方簽署完畢后方才成立,流程多周期長。受內(nèi)外因素的影響,合同容易出現(xiàn)“中途截流”和分散保管的現(xiàn)象,從而給檔案部門的收集工作帶來一定困擾,直接影響合同檔案管理質(zhì)量和開發(fā)編研工作的開展。

如何解決這一問題呢? 關(guān)鍵在于抓住合同流轉(zhuǎn)的中心環(huán)節(jié)合同裝訂方式。按照《合同法》第32 條規(guī)定:“采用合同書形式訂立合同的,自雙方當(dāng)事人簽字或者蓋章時合同成立。”而依目前國內(nèi)慣例,合同簽訂成立基本以簽訂方蓋章為準(zhǔn)(簽訂方皆為自然人除外) 。可見,蓋章環(huán)節(jié)是合同檔案收集的關(guān)鍵。如果在合同用印環(huán)節(jié)即注意對合同進行編號登記,作為追索合同文本的憑據(jù),有助于提高合同收集歸檔率。

對一個全宗單位而言,較為科學(xué)有效的方式是實行統(tǒng)一格式的合同審批單合同裝訂方式。審批單記載合同內(nèi)容、責(zé)任者、金額、經(jīng)辦部門等相關(guān)信息,由合同經(jīng)辦部門填寫,附合同文本一并辦理審批流轉(zhuǎn)(一式三聯(lián),格式如下) 。待合同簽署成立后,第一聯(lián)供檔案部門作為合同審批材料,與合同文本一并歸檔;第二聯(lián)存財務(wù)部門,作為記賬憑證;第三聯(lián)可由合同部門作為專項資料保留。在合同用印階段,文書部門(或檔案部門) 直接在合同審批單編號,并留下第一聯(lián)備案存查,督促合同經(jīng)辦部門在合同正式簽署完畢后及時辦理移交歸檔手續(xù)。使用合同審批單既可以真實直觀地反映出每一份合同形成的全過程信息,又使得合同管理流程更加規(guī)范嚴(yán)謹。采用這一方式,并通過制定配套的合同管理和移交制度,則合同檔案的歸檔率得以有效保證,有助于從根本上解決合同檔案收集難的現(xiàn)象。

二、合同檔案管理模式

在國家機關(guān)和企業(yè)檔案分類體系中,都未將合同檔案作為一個單獨的管理門類合同裝訂方式。換言之,在立卷歸檔階段,合同一般依據(jù)其性質(zhì)、類別和承辦機構(gòu)等特征,被分別納入不同的檔案管理門類。這自然有其一定的合理性和科學(xué)性。例如將采購合同、工程合同、融資借貸合同分門別類進行歸檔有助于保持設(shè)備檔案、基建檔案、會計檔案的成套性與系統(tǒng)性。但是,隨著合同數(shù)量的激增、合同憑證的頻繁調(diào)用以及合同信息資源的深層次開發(fā),傳統(tǒng)做法已無法很好

地滿足對合同進行集中查詢、綜合統(tǒng)計以及編研開發(fā)的需要,與當(dāng)前的利用需求存在一定矛盾合同裝訂方式。

另外,在保管方式上,以往不少單位出于業(yè)務(wù)工作考慮,往往指定合同部門或財務(wù)部門負責(zé)管理本單位合同檔案,這也給合同檔案管理帶來一定風(fēng)險性合同裝訂方式。首先,合同管理人員(一般為兼職) 檔案專業(yè)知識有限,合同檔案管理水平參差不齊;其次,合同存放于業(yè)務(wù)部門不利于保管使用和到期鑒定銷毀;第三,一旦組織機構(gòu)或工作人員發(fā)生調(diào)整變動,往往容易造成合同散失。因合同憑證丟失導(dǎo)致經(jīng)濟訴訟失利的案例并不鮮見。目前,隨著社會信用體系的構(gòu)建,不少地方開始推行

“重合同,守信用”企業(yè)認證工作合同裝訂方式。收集、分析合同各階段執(zhí)行情況,加強對風(fēng)險的控制能力,使動態(tài)管理合同成為一種新的管理形式和需求。

鑒于合同檔案所具有的特殊屬性,筆者認為合同檔案的管理模式須分層次進行合同裝訂方式。第一層次,實現(xiàn)合同安全統(tǒng)一管理。建議由檔案綜合管理部門對合同檔案文本實行集中管理,統(tǒng)一開展保管利用、鑒定銷毀和編研開發(fā)工作,避免檔案缺散流失。第二層次,開展合同執(zhí)行情況跟蹤管理。由合同部門(或財務(wù)部門) 負責(zé)及時記錄合同履行、變更、廢止等完備信息,并及時收集相關(guān)交易憑證(票據(jù)) 裝訂備查。在分類歸檔方式上,理想做法是合同文本歸檔一式二份:一份用于檔案部門正常分類歸檔,維護各類檔案的系統(tǒng)完整;另一份提供合同部門(或財務(wù)部門) 建立合同執(zhí)行信息記錄。為了便于統(tǒng)計查詢和開發(fā)利用信息,后者可以采取靈活多樣的分類和排列方式,實行動態(tài)管理,列為專項業(yè)務(wù)資料保管。當(dāng)然,機構(gòu)規(guī)模較小的單位也可結(jié)合本單位機構(gòu)設(shè)置情況,指定檔案部門行使上述“二合一”的合同管理職能。 三、合同檔案保管的劃分

對于合同保管期限,存在兩種極端的看法合同裝訂方式。一種片面夸大合同的重要性,將合同不分主次輕重一律列為永久保管;另一種則相反,認為合同都有履行期限,全部列為短期保管則可。事實上這兩種做法在認識上都存在誤區(qū),不利于合同檔案的科學(xué)管理和有效利用。劃分合同保存期限時,要聯(lián)系合同價值進行綜合分析。

例如,對一般經(jīng)濟合同而言,合同標(biāo)的、履行期限是重要參考指標(biāo);合同作為技術(shù)文檔時,它所依附的設(shè)備儀器、土地不動產(chǎn)等使用年限應(yīng)作為考慮因素;有的合同具有深遠的社會影響(如反映重大經(jīng)濟和社會意義的合資合作協(xié)議等) ,可以考慮列入永久保管合同裝訂方式。近年來,經(jīng)濟糾紛案件呈現(xiàn)上升之勢,因此合同爭議的訴訟時效也在參考之列。可見,盡管鑒定合同價值并無具體標(biāo)準(zhǔn)可循,劃分保管期限也不宜一概而論,只要善于綜合各方面信息,運用經(jīng)濟的、法律的眼光和動態(tài)觀點看問題,就有助于合同檔案保管期限的劃分趨于準(zhǔn)確合理。 四、對變更、撤銷和失效合同的管理

對變更、撤銷和失效合同的管理似乎是合同管理中的盲點,容易被忽視合同裝訂方式。事實上,由于合同具有法律意義上的特殊憑證效用,對其變更與解除也應(yīng)慎而處之。

《合同法》規(guī)定,當(dāng)事人協(xié)商一致的,可以變更合同合同裝訂方式。法律、行政法規(guī)規(guī)定變更合同應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)(解除) 登記手續(xù)的,依照其規(guī)定。因此,對已簽訂或生效合同進行變更、撤銷或解除時,要參照法律規(guī)定辦理有關(guān)審批程序和登記手續(xù),并在合同簽訂方共同見證下將合同文本全部回收,統(tǒng)一辦理變更或銷毀。必要時還需對履約執(zhí)行情況作出相關(guān)書面說明,雙方確認后備案存查。避免因疏于管理或隨意處置造成受控合同流失,而造成不必要的經(jīng)濟糾紛或損失。

五、合同檔案信息資源的開發(fā)

長期以來,合同管理中存在的上述現(xiàn)象制約著合同信息資源的深入開發(fā)和有效利用合同裝訂方式。在編研方式上,除了采取傳統(tǒng)的分類統(tǒng)計、數(shù)據(jù)匯總、比較分析等方式對合同檔案開展一次、二次編研外,還要緊密結(jié)合社會利用需求,發(fā)掘其獨特的信息內(nèi)容。應(yīng)當(dāng)注意到,伴隨世界經(jīng)濟一體化和中國加入WTO ,構(gòu)建各個層次的信用管理體系已逐漸成為社會以及企業(yè)界的共識。

積極開發(fā)合同檔案資源,找準(zhǔn)切入點,是檔案編研領(lǐng)域新的增長點合同裝訂方式。合同管理作為信用體系管理的重要組成部分,應(yīng)當(dāng)與信用體系互動互惠,從而發(fā)揮更大的現(xiàn)實意義。 首先,合同管理對信用檔案體系的形成和完善具有積極作用。建立社會信用體系的目的在于整頓和規(guī)范市場經(jīng)濟秩序,形成誠信為本,操守為重的良好風(fēng)尚。其功能實現(xiàn)方式之一就是對社會、企業(yè)、個人誠實守信或違法違約行為進行懲惡揚善。對企業(yè)自身而言,通過收集本企業(yè)在工商、信貸、稅收、合同、社會公益等方面的成果(包括所獲得的資質(zhì)證書、憑證及相關(guān)資料等) ,構(gòu)筑本企業(yè)信用體系架構(gòu),可以樹立和展示本企業(yè)良好的資信形象,提升信用等級。尤其是在合同管理方面,通過規(guī)范的合同管理,取得政府部門認證的“重合同守信用”企業(yè)稱號,無疑對樹立、宣傳本企業(yè)的良好信用大有裨益。因此,完善的合同檔案管理有利于豐富社會和企業(yè)“信用管理體系”成果。

其次,在合同管理中引入信用管理機制,有利于提高科學(xué)管理水平,避免損失合同裝訂方式。例如,合同簽訂前,對簽約方資信(信用等級) 進行信用調(diào)查和分析評估;合同執(zhí)行中,對合同執(zhí)行情況進行跟蹤監(jiān)督、分析評價,及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險并采取應(yīng)對措施;合同履行后,對合同執(zhí)行情況進行統(tǒng)計匯總,發(fā)掘有效信用信息,確定(修改) 客戶信用標(biāo)準(zhǔn),建立動態(tài)的客戶信用等級等。從而使企業(yè)具有一定的識別、評估和規(guī)避客戶信用風(fēng)險的能力。從這個意義上說,合同檔案也是企業(yè)建立“客戶信用管理體系”的重要信息流。可見,合同檔案信息資源的開發(fā)一旦與資信體系的建立相結(jié)合,兩者相得益彰,將會煥發(fā)出長久的生命力。積極探索二者建立關(guān)聯(lián)的模式、方法和深度,并加以提煉開發(fā),恰恰是合同檔案編研新的切入點。