熱敏紙是不適合的用于永久或長期值的記錄。為了避免這樣的記錄數(shù)據(jù)的損失，熱敏紙文件副本須于永久性或存檔的復(fù)印紙進(jìn)行。這些影印本應(yīng)保留的歸檔副本。之后復(fù)印件已檢查其完整性和可讀性，熱敏紙副本可能被破壞作為一個正常的行政慣例。

　　如果由于某種原因，原來的熱敏紙需要保留，副本應(yīng)作為后備，以防原來變得難以辨認(rèn)。該文件應(yīng)被存儲在環(huán)境條件下，即不超過20℃，或*0％的相對濕度。溫度和濕度的極端會使圖像的迅速惡化。避免長時間暴露于光，因?yàn)檫@也可以加快圖像的惡化。為了避免影響相鄰存儲的其他文件拷貝熱的可能發(fā)生的危險，熱副本應(yīng)分別提交的其他文件記錄。